Office 365: 4 herramientas para trabajar en equipo con archivos compartidos

Las apps de Office 365 ofrecen innumerables funciones que facilitan tu rutina diaria. Si pasás tus días entre fórmulas de Excel y presentaciones de Power Point, estas cuatro herramientas van a hacer más ameno el trabajo en equipo y mucho menos conflictivo. ¡Conocelas!

1 – A partir de la última actualización de Office 365, podrás colaborar en los libros de Excel al mismo tiempo que tus compañeros. La función se llama “co-authoring” (algo así como ser co-autor del documento), y te permite ver los cambios que cada uno va haciendo.  En algunas versiones de Excel, verás las selecciones de las otras personas en diferentes colores.

Si está utilizando una versión de Excel que admita la co-creación, seleccioná “Compartir” en la esquina superior derecha, escribí las direcciones de correo electrónico de los compañeros que querés que reciban y editen el doc y, a continuación, elegí una ubicación en la nube donde el archivo se guardará.

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2 – Los cambios en libros y presentaciones se guardan automáticamente, se almacenan en la nube, y podés ver las actualizaciones de los demás en cuestión de segundos. El AutoSave guarda cada pocos segundos para que no tengas que hacerlo vos manualmente. Está disponible en Excel y PowerPoint 2016 para los suscriptores de Office 365.

3 –  Ahora trabajar en equipo y al mismo tiempo en una presentación de PowerPoint es mucho más fácil. Si guardas tu presentación en OneDrive o SharePoint Online para Office 365, podés trabajar en un proyecto en simultáneo con tus colegas.

Para usar esta función, todos los autores de Windows deben utilizar PowerPoint 2010 o posterior, o la última versión de PowerPoint Online.

¿Cómo compartir una presentación con otros y colaborar al mismo tiempo? Seguí estos pasos:

  • Abrí la presentación de PowerPoint y elegí “Share o Compartir” en la esquina superior derecha de la ventana.
  • En el cuadro para invitar a personas, ingresá la dirección de correo electrónico de la persona con la que querés compartir la presentación. Si ya tenés información almacenada de la persona, alcanza con solo introducir el nombre. Además, la lista desplegable te permite determinar si tus invitados podrán editar el archivo o sólo verlo.

Un detalle interesante de esta herramienta es que si otra persona está viendo o trabajando en la presentación, su foto en miniatura aparecerá en la esquina superior derecha de la ventana. PowerPoint también te va a avisar cuando las personas entran o salen del documento.

Podés chatear con las personas que están trabajando en la presentación mediante Skype for Business. Si hacés clic sobre el botón Chat podés iniciar una conversación en grupo con todos los que están trabajando en el documento. 

4 – El panel de Actividad te permite ver la lista completa de cambios realizados hasta el momento. También te da acceso a las versiones anteriores de la presentación.

Ya sabés, a la hora de trabajar en equipo o compartir un documento, las nuevas herramientas y funciones de Office 365 van a hacer más fácil todas tus tareas. Es momento de que empieces a conocer Office… Encontrá más información en momentumms.com.

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